مقدمة:
تأكيدا لما ورد فى الاعلان التاسيسى واللوائح الأساسية لمركز الجالية السودانية بواشنطن , فان مسئولية الأدارة المالية تقع على أمين المالية ومساعديه ويعتبر أمين المال السلطة المالية الوحيدة لأعتماد أى قيمة مالية تسحب أو تصرف من أموال الجالية المودوعة لدى البنوك, بعد توصية من اللجنة التنفيذية للمركز. وفى حالة غياب أمين المال ينوب عنه مساعده أو رئيس أو نائب رئيس الجالية وتقع عليهم كذلك مسئولية ضبط وحفظ وادارة هذه الأموال.ويتعين على أمين المال مراقبة الموازنة المالية فى الدخل والمنصرف واخطار اللجنة التنفيذية بصورة منتظمة عن الرصيد المالى للصندوق والسعى بصورة دائمة لاستكشاف وايجاد المصادر المالية اللازمة لدعم صندوق الجالية.وبناء على التقرير المالى للدورة السابقة اتضح ان الصندوق المالى للجالية خالى تماما من أى رصيد مالى لتنفيذ برامج الجالية فى الدورة الحالية وعليه يجب مضاعفة الجهود من كل الأعضاء لدعم مالية الصندوق. لقد ظل مبدأ الأعتماد على النفس يمثل عنصرا أساسيا فى عمل وتطوير الجاليات الاجنبية الناشطة بالولايات المتحدة ولابد لهذه الجالية ان تنشط فى هذا الاتجاه حتى تنال ثقة وتقدير الجهات المانحة للدعم المالى الفدرالى والتى دائما ما تضع فى اعتبارها مستوى همة ونشاط وعمل المنظمة المتقدمة للحصول على الدعم المالى.

وتحقيقا للأهداف الأساسية للجالية سيقوم المكتب المالى بالمهام التالية:
1. القيام بجمع وحصر وتسجيل وادارة الأموال والمستندات المالية التى تتحصل عليها الجالية السودانية من المصادر المختلفة كرسوم العضوية والتبرعات والمساهمات المالية وغيرها ويتم ذلك بالوسائل المعمول بها ماليا كالايصالات ودفاتر الشيكات والأوراق المالية, على أن يتم ايداعها فورا تحت الحساب الجارى لمركز الجالية.
2. القيام باعداد وتجهيزالأيصالات المالية والشيكات والدفاتر المحاسبية القانونية الخاصة بمركز الجالية وذلك لتسجيل وضبط جميع المعاملات المالية.
3. سيقوم المكتب المالى بالتعاون مع مكتب سكرتير العضوية بمتابعة وحصر أسماء وعناوين جميع أعضاء الجالية وادخالها تحت نظام محاسبى آلى وعمل بيان حسابى لكل عضو لرصد ومتابعة اشتراكات العضوية ومساهمات الأعضاء.
4. سيقوم المكتب المالى بكل الجهود الممكنة لتحصيل رسوم واشتراكات العضوية وذلك بارسال البيان الحسابى وفواتير الدفع المستحقة من الاخوة الأعضاء عن طريق الرسائل البريدية والاكترونية أو على الصعيد الشخصى عن طريق الهاتف,بالرغم من أن التجارب السابقة قد أثبتت بما لا يدع مجالا للشك ان الأعتماد على هذه الوسائل البريدية قد لا تجدى, وعليه لابد من استحداث وسائل أخرى مختلفة لتحصيل اشتراكات العضوية.


أهداف المكتب:- " العمل على اعداد ورصد ميزانيةمتكاملة للجالية على ضوء الخطط والمشاريع التى تنوى الجالية القيام بتنفيذها فى هذه الدورة ويجدر الاشارة الى أن المصادر المالية والصناديق الخيرية تعتمد فى تقييمها ومساهماتها المالية على المشاريع المدروسة والمزودة بالاحصائيات والبيانات والتقديرات المالية اللآزمة لتنفيذها. " انشاء لجنة مالية فعالة بجانب مكتب أمين الصندوق الغرض منها تحويل أهداف الجالية الى مشاريع مدروسة ومزودة باحصائيات وبيانات كاملة لتقديمها للمؤسسات الخيرية والوكالات الفدرالية الأميركية للحصول على الدعم المالى للمركز. " أنشاء صندوق التكافل الأجتماعى الذى تم الموافقة على انشائه فى الدورات السابقة ثم توقف العمل فيه وهو صندوق مالى حيوى سيساهم بالكثير فى خدمة افراد الجالية فى حالات الكوارث والأحداث الطارئة كالوفيات وترحيل ودفن الجثمان والكثير من حالات الأتراح والأفراح.

خطة العمل:-
5. اعداد لائحة مالية ادارية للتحكم والمساعدة فى تصريف الشئون المالية بنوع من الدقة والتنسيق وسهولة التعامل.
6. الاستعانة باحد المحاسبين القانونيين C.P.A. لوضع هيكل محاسبى شامل يغطى متطلبات الجالية فى الادارة المالية والنظم المحاسبية وادخال هذا الهيكل المحاسبى فى النظام الآلى Automated system of Account وذلك باستخدام جهاز الكمبيوتر لتسجيل وتنظيم ومعالجة جميع العمليات المحاسبية والمالية التى تقوم بها الجالية لتنفيذ مشروعاتها المتنوعة.
7. سيقوم المكتب المالى بتقسيم منطقة واشنطن الكبرى جغرافيا الى مناطق صغيرة بها مندوب للمكتب المالى فى كل منطقة للقيام بمتابعة الاعضاء القريبين من سكنه وتحصيل رسوم العضوية منهم على اساس شهرى وذلك بتسخير مجهوداته وعلاقاته الشخصية.
8. سيقوم المكتب باستحداث وسائل جديدة لتحصيل رسوم العضوية عن طريق الخصم الالكتروني المباشر من البنك On line Automatic payment or Credit Card payment على ان يتم ذلك بعد موافقة العضو وعمل الترتيبات اللازمة .
9. لابد من العمل الجاد فى تنفيذ مشاريع الجالية ذات العائد المالى السريع لتوسيع وعاء المصادر المالية للجالية. وذلك بتنفيذ الأنشطة الخدمية الاجتماعية والتعليمية والثقافية كالمدرسة ومركز الكمبيوتر ودور الحضانة والأسواق الخيرية والحفلات الساهرة.
10. الأستعانة ببيوتات الخبرة المتخصصة فى كتابة مشاريع التنمية الأجتماعية والعارفة ببواطن المؤسسات الخيرية والوكالات الفدرالية المانحة من أجل الحصول ولو على منحة مالية واحدة تساعد الجالية على الانطلاق الى الأمام.
11. القيام برصد وحصر اسماء وعناوين المؤسسات والصناديق الخيرية والوكالات الفدرالية المانحة داخل الولايات المتحدة وخارجها للاستعانة بها وعرض مشروعات الجالية عليها بغرض المساعدة المالية والمساهمة فى انجازها.
12. سيقوم المكتب المالى فى نهاية العام باعداد التقارير المالية وبيانات الدخل والمنصرف ومتاخرات رسوم العضوية وارسالها للأخوة الأعضاء عن طريق البريد, كما سيقوم المكتب باعداد وارسال التقرير المالى السنوى الخاص بالمركز الى الهيئة الفدرالية Internal Revenue services على حسب التوجيهات المطلوبة.